テレビ会議というと設定が大変、面倒くさい、コストがかかるなどのイメージをお持ちかもしれません。しかし、テレビ会議を行うことで、企業にとっては大幅な時間短縮とコストの削減を見込むことが可能となります。では、どういった点で時間短縮とコスト削減になりビジネスに役立つのか？それぞれについてお話してゆきたいと思います。まずはじめに、時間の短縮ですが、例えば大阪、名古屋、福岡、東京のメンバーで意思疎通をして会議を行いたいとします。
会議の実施場所は、中間点の大阪や、本社のある東京などということになるでしょう。その時の各人の移動時間、それから遠距離のメンバーは宿泊でしょうから、プライベートの時間も含めてまるまる一日半は、つぶれる事になります。これを各人すべてあわせると、3名は遠距離でしょうから、1日半×3名＝4.5日分は、確実に浪費していることになります。ビジネスにとっては痛い浪費です。
これが、テレビ会議であれば、各人の移動時間は、テレビ会議のある部屋へ移動するだけな事とシステムの設定に数分とられるだけということになります。こうした会議が、各部門で行われるとすれば、どれだけの時間短縮化につながるかがわかると思います。また、費用面においても、各人の往復の移動費と宿泊費、浪費された先ほどの日数×各人の1日労働単価を考えると、会議の質がそれほど生産性を生み出すものでなければ、ただの浪費ということになってしまいます。企業の規模と営業所のある範囲によりますが、長い期間で考えるとテレビシステム導入どビジネスに導入した場合の費用は、使用しない場合のコストと換算すると大きな差が出るという事が言えます。